Institutlederen indkalder en gang månedlig – som regel den 1. mandag i hver måned, alle medarbejdere til medarbejdermøder. På møderne præsenteres nye udviklingstiltag. Eksempelvis orienteres der om universitetets udviklingsplaner. Også budgetmæssige forhold kan drøftes på møderne samt generelle driftsmæssige og personalemæssige forhold.
Der afholdes jævnligt lærermøder, hvor undervisningstilrettelæggelse og andre undervisningsrelaterede opgaver drøftes. Lærerforsamlinger kan yderligere være opdelt i faglige områder, hvor lærerne, som beskæftiger sig med samme fagområde, yder hinanden sparring og koordinerer tilrettelæggelse af undervisningen.
Institutlederen indkalder til sekretariatsmøder, hvor det administrative personale og institutlederen koordinerer sager på tværs af studier og instituttets driftsopgaver.
Herudover er der IMV-rådsmøder, Studienævnsmøder og et antal stående udvalg, hvis medlemssammensætning også kan ses på siden Organisation og ledelse .
Der er følgende mødelokaler til rådighed til medarbjedere:
| Bygning | Lokale | Antal personer | Teknologier tilrådighed |
| Turing | 014 | 20 | Projektor |
| Turing | 029 | 6 | - |
| Turing | 030 | 12 | Projektor |
| Turing | 129 | 6 | - |
| Turing | 130 | 12 | Projektor |
| Turing | 230 | 12 | Projektor |
| Wiener | Frokoststuen | 20 | Projektor |
| Wiener | 021 | 8 | - |
Du kan se hvilke lokaler der er ledige på: http://calendar.au.dk/cal.php
Lokalerne bookes via Oracle kalender, hvilket vores piccoline kan gøre. Piccolinen kan også bestille forplejning.