• Bestilling af rejse
  • Hvis du skal rejse på en bevilling fra AU
  • Hvis du skal rejse på din forskningsrejsekonto
  • Hvis du skal på en ekstern samarbejdspartners bevilling
• Hvad må jeg have udgifter på under rejsen?
• Refundering af rejser / Rejseafregning
  • Hvordan finder du din bevilling eller forskningsrejsenummer?
  • Hvor skriver jeg mine omkostninger?
  • Jeg har mistet mine billetter
  • Jeg har rejst uden egne betalinger
• Forskud

Bestilling af rejse

Før du bestiller en rejse, skal du tage stilling til hvem der skal betale rejsen, og sikre dig at der er penge til rejsen. Skal rejsen betales af instituttet skal det godkendes af institutlederen.

Rejser må desuden kun bestilles til medarbejdere eller gæster af IMV. Har du medrejsende som ikke er ansat (fx familie) skal det fortælles til ViaTravel som vil opdele fakturaen, så du modtager særskilt faktura på den medrejsende.

Hvis du skal rejse på en bevilling fra AU

Rejsen skal bestilles gennem ViaTravel - www.viatravel.dk.

Den rejsende bestiller selv rejsen og oplyser følgende ved bestillingen (se også bevillingshaverens forskningsrejsekort):

Efter bestillingen er gennemført vil billetterne blive sendt direkte til dig. Togbilletter ankommer med posten. Flybilletter modtages via e-mail.

Sekretariatet modtager samtidig en elektronisk faktura, som betales på baggrund af de oplysninger du har oplyst.

Hvis du skal rejse på din forskningsrejsekonto

Rejsen skal bestilles gennem ViaTravel - www.viatravel.dk.

Den rejsende bestiller selv rejsen og oplyser følgende ved bestillingen (se også dit forskningsrejsekort):

• Den rejsendes navn
• Bevillingens projektkode: 111210 (vigtigt!)
• EAN-nummer: 5798 00041 8332
• Evt. den rejsendes forskningsrejsenummer (1950xx)
• Evt. stedkode: 15111

Efter bestillingen er gennemført vil billetterne blive sendt direkte til dig. Togbilletter ankommer med posten. Flybilletter modtages via e-mail.

Sekretariatet modtager samtidig en elektronisk faktura, som betales på baggrund af de oplysninger du har oplyst.

Hvis du skal rejse på en ekstern samarbejdspartners bevilling

Skal du rejse på eksterne samarbejdspartneres bevillinger (fx et andet universitet), skal du bestille rejsen som din eksterne samarbejdspartner ønsker det.

Hvis for eksempel din eksterne samarbejdspartner er Aalborg Universitet skal du stadig bestille gennem ViaTravel, men du skal oplyse et andet EAN nummer, så fakturaen bliver sendt direkte til Aalborg Universitet.

Det sparer administrative omkostninger for både Aarhus Universitet og din eksterne samarbejdspartner.

Hvad må jeg have udgifter på under rejsen?

Universitetet har retningslinjer for hvad og hvor meget der kan refunderes. Nedenfor ses et udkast af de mest efterspurgte regler.

• Beløbsgrænser for hotel-udgifter og fortæring kan ses på:

• • http://mit.au.dk/lokal/regnskab/100101.htm (Danmark)
  • http://mit.au.dk/da/regnskab/1003.cfm (udland)
• Små transportudgifter skal dækkes af timedagpenge.
• Ph.d.’ere kan gerne få småbeløb til mad og transport.
• En aflyst tur kan ikke give timedagpenge.
• Bevillinger kan altid få timedagpenge.
• Ph.d.’ere kan ikke få timedagpenge, medmindre de rejser på en bevilling.

Yderligere informationer kan findes på: http://www.au.dk/fakulteterinstituttermv/adm/regnskab/

Refundering af udgifter / Rejseafregning

For at få refunderet dine omkostninger fra en rejse, skal du have bilag(dokumentation) på dine omkostninger. Billetter skal også dokumenteres, og indscannes.

Du skal udfylde en rejseafregning online på AURUS: https://travelexpenses-hum.asb.dk

Afregningen udfyldes som du bliver guidet igennem den. Du skal dog ikke påføre de omkostninger som allerede er betalt af Instituttet. Det gælder fx billetter fra ViaTravel, forudbetalte hotelophold mv.

Du skal på rejseafregningen skrive hvem der skal betale for rejsen. Det gør du ved ved at finde Kontostrengen, og derefter klikke på Institut for Informations- og Medievidenskab. Her skal du udfylde følgende felter:

• Projekt (din bevilling)
• Analysefokus (dit forskningsrejsenummer)

De andre felter er kun nødvendige på større bevillinger, hvor du har har fået oplyst flere koder.

Hvordan finder du din bevilling eller forskningsrejsenummer?

Første gang du besøger systemet skal du finde de numre der er relevante for dig. Det gør du ved at klikke søg på luppen ud for det felt du vil udfylde. Her får du et nyt billede, som nedenfor.

Stil dig i feltet ”navn” og skriv navnet på den bevilling du har rejst på. Klik herefter søg, og du får en liste af de bevillinger der passer til søgningen. Vælg din bevilling, som du også kan finde på dit forskningsrejsekort.

Tryk til sidst på ”Gem og forsæt” øverst i billedet. Herefter kan du se de valgte oplysninger i oversigten over kontostrengen.

Du finder information til de andre felter på samme måde.

Når dette er overstået første gang, vil bevillingsnummer og forskningsrejsenummer være tilgængelige i dropdown-menuen, som vist nedenfor.

Hvor skriver jeg mine omkostninger?

Du indtaster dine omkostninger nederst i skærmen, hvor der er et antal faner. Dine kvitteringer skal scannes ind og vedhæftes afregningen, hvilket der er en fane til.

Når du er færdige med at taste udgifter og vedhæfte bilag, sendes afregningen elektronisk til accept ved HUMs økonomimedarbejdere. Du skal ikke rette i hvilke medarbejdere der behandler din rejseafregning.

Rejseafregning eller bilag skal ikke sendes i papirform til HUMs økonomicenter.

Jeg har mistet mine billetter

I særlige tilfælde kan billetter/bilag bortkomme. Dette løses ved at udfylde en tro-og-love-erklæring http://mit.au.dk/da/regnskab/0404.cfm. Den udfyldte tro-og-love-erklæring vedhæftes afregningen som en almindelig billet.

Fortæring kan ikke godtgøres ved manglende bilag.

Jeg har rejst uden egne betalinger

Hvis du har været ude at rejse og du ikke har haft personlige omkostninger, men har betalt udgifter med dit kreditkort/MasterCard (fx taxa, bus, overnatning), skal du lave en rejseafregning. Du skal hente kreditkorttransaktionerne ind i AURUS, og udfylde felterne som ved enhver anden omkostning.

Forskud

Rejser, konferenceudgifter, hotel mv. skal forsøges, så vidt muligt, at få betalt direkte af instituttet. Det gøres ved at sende en (elektronisk) faktura til instituttet eller bruge dit Mastercard.