Det er muligt at få en gæsteprofessorer til Instituttet, hvilket du som underviser/forsker selv skal stå for. Det er dig som vil være ansvarlig for alt fra forberedelse til ansøgningen til ankomsten, men nedenstående kan guide dig igennem hvad du skal huske.

• Forberedelse
• Svar
• Ankomst

Forberedelse

NB: Ansøgningsfrist ved  AUFF. Se ansøgningsfrister på: http://www.au.dk/da/tilknyt/auff/opslag.htm.

For at du kan sende en ansøgning til AUFF, skal du have gjort følgende:

du har en person i tankerne

1. Du har et formål med besøget
2. Afklar, om personen vil være interesseret (forpligter sig), hvis pengene kan skaffes
3. Husk at hovedformålet med besøget er forskningsmæssigt:
   1. Brug vedkommende til symposier, ph.d.kurser, speciale- og phd-vejledning, gæsteforelæsning (onsdag/fredag)
   2. Der kan indgå deltagelse på undervisningshold, og der kan sågar indgå kurser på engelsk, som vedkommende er hovedkilde til.
4. Lav et budget. De skal indeholde
   1. Løn efter stilling (lektor/professor) og anciennitet (lektor). Aktuelle satser kan fås hos  personaleadministratoren.
   2. Udgifter til rejser til og fra Aarhus
   3. Evt. andre, nødvendige rejser
   4. Bolig betalt?
   5. Find en realistisk ankomstdato. Det er bedst, hvis der er mandskab i administrationen på ankomsttidspunktet. (fx. er primo august tungt belagt med ferie i adm)
5. Ansøgningen skal indeholde, hvad AUFF ansøgningsskemaet kræver, men igen er forskningsdelen vigtig i begrundelsen. Budgettet skal med, og der søges om det fulde beløb.
6. Ansøgning indsendes pr. primo september / gældende frist for fonden. Husk
   1. Indsend en kopi til IMV-administration (og til fakultetet?)

Der ventes på svar

1. Hvis positivt svar: kontakt:
   1. forskeren ( :-)) som skal bekræfte forpligtelsen
   2. personaleadministratoren på IMV
   3. aftal evt. undervisning med studieleder
2. Sæt procedure "Afvikling af besøg" i gang.
3. Husk, at du selv er vært, når gæsten kommer. Del gerne ansvaret med andre, men hold tovet.

Afvikling af besøg

Udgangspunkt:

• Du har fået en bevilling til den pågældende gæst. Du skal være opmærksom på, at der kun kan ansættes under AU´s gældende overenskomster og regler. Bevillingen kan derudover bruges til rejser, hvis der er ansøgt om det. Hvis der er penge i overskud på bevillingen skal de retur til bevillingsgiver, så det er altså ikke din gæsts penge
• Du har begrundet og beskrevet besøgets forløb
• Du har afleveret kopi af ansøgning og bevilling til  personaleadministratoren i god tid inden ankomsten.

Administrative forberedelser

1. Personalemedarbejderen skal have besked om ankomsttidspunktet (aftal en realistisk ankomstdato, hvor der er mandskab i administrationen). I planlægger også sammen
   • Foreberedelser til evt. arbejds- og opholdstilladelse, dansk cpr. nr., skattereduktion mv. Dette tager tid. Gør det senest 2 mdr. før ankomst. Se link http://www.au.dk/da/udlaendinge.htm.
   • Evt. aftale om leje af gæstebolig
   • Brugernavn og adgang til systemer
2. Studiesekretariatet skal have besked, så der kan ligge nøglekort og nøgle parat.
3. Hans Vestman skal have besked, så der kan aftales om evt. kontorplads og udstyr.
4. På ankomstdagen: (du har ansvar for din gæst)
   • Sørg for afhentning af gæst og evt. være behjælpelig med afhentning af nøgle til gæstebolig og indkvartering
   • Udlevering af genstande nævnt under pkt. 2.
   • Du kan som regel invitere på en ikke-for-voldsom middag for gæsten, dig selv og relevante kolleger ? ikke ægtefæller uden videre. Spørg institutleder.
5. Aftal med gæsten, hvornår du vil følge vedkommende til folkeregister, skattevæsen el. andet nødvendigt
6. Du er kontaktperson for vedkommende gennem opholdet, så husk at hjælpe med aflevering af nøgler mv. samt afmeldinger til div. systemer ved afrejse.

Andre forberedelser

1. Du har lavet en plan for gæsteforelæsninger, phd-kurser, seminarer, kollokvier, undervisning osv. Sørg for, at den bliver kommunikeret ud til målgrupperne. Aftal med arrangører af onsdags- og fredagsforelæsninger samt med studieleder og evt. forskningsudvalgsformanden. Det kunne også være en fin ide at underrette IMV-bladet Kontekst.